Insturen dossierstukken

Op deze pagina vindt u aanwijzingen welke dossierstukken we nodig hebben en hoe u deze kunt insturen. We verzoeken u om hier goed kennis van te nemen en er naar te handelen. Daarmee helpt u ons om effectief te werken zodat we zo veel mogelijk tijdig kunnen rapporteren.

Gave kan in voorkomende gevallen het dossier van christenasielzoekers bestuderen en daarover rapporteren. U mag (na toestemming van de asielzoeker) dossierstukken opsturen, waarna wij bekijken of we een expertiserapport kunnen opstellen.

Benodigde documenten

Wij hebben dan de volgende stukken nodig (voor zover van toepassing):

NB: De benaming (‘rapport nader gehoor’, ‘voornemen’, ‘beschikking’, enz., staat altijd in grote letters op het eerste blad van het document. Wel kan het zijn dat er nog een begeleidende brief is die daarvoor zit. In dat geval treft u de benaming van het document op het tweede blad.

• Bij een eerste aanvraag: rapport nader gehoor.
  Bij een tweede of latere aanvraag: formulier M35-O met bijlagen en rapport opvolgende aanvraag
• Indien van toepassing: vertaling rapport schriftelijk gehoor; rapport(en) aanvullend gehoor
• Correcties en aanvullingen
• Voornemen
• Zienswijze
• Beschikking
• Beroepschrift / gronden beroep en aanvullingen gronden beroep
• Uitspraken rechtbank en Raad van State
• Verklaringen van de kerk die zijn ingebracht
• Als er al eerder een asielaanvraag of meerdere asielaanvragen is/zijn gedaan, ontvangen we ook graag de uitspraken rechtbank en Raad van State in alle eerdere procedures, zodat voor ons duidelijk is of er in eerdere procedures zaken gespeeld hebben die nog relevant zijn.
• Indien de IND de bekering in een eerdere procedure ongeloofwaardig vond, hebben we ook de gehoorrapporten, voornemen en beschikking van die eerdere aanvraag of aanvragen nodig.

Gelieve alleen in te sturen wat inhoudelijk relevant is voor de zaak. Soms ontvangen we bij digitale inzending ook veel documenten uit het dossier die inhoudelijk niet relevant zijn. Te denken valt aan uitnodigingsbrieven voor gesprek, gehoor of zitting, aanbiedingsbrieven die gevoegd zijn bij bijvoorbeeld gehoorrapporten, voornemen en beschikking, uitstelbrieven en andere documenten die enkel gaan over het verloop van de procedure en niet over de inhoud van de zaak. Soms bestaat 70 procent wat we ontvangen uit dit soort documenten die op relevantie gescreend moeten worden en vervolgens verwijderd kunnen worden. Het helpt ons enorm als u dit soort documenten achterwege laat.

Belangrijke Aandachtspunten

Stukken kunnen per post en digitaal ingezonden worden.

NB: per juli 2025 gebruiken we Smash in plaats van WeTransfer.

• Indien per post: stuur alleen kopieën en nooit originelen. Stuur ook nooit de eigen kopieën van de asielzoeker.
• Indien digitaal: uitsluitend via onze onze Smash-pagina, zie ook de uitleg hierbij. We behouden ons het recht voor om bestanden die op andere wijze aangeleverd worden niet in behandeling te nemen indien de gebruikte wijze voor ons te bewerkelijk is.
• Zorg ervoor dat alle pagina’s van een document tezamen in één (pdf-)bestand opgeslagen zijn. Wij nemen geen scans in behandeling als elke pagina in een apart bestand staat, aangezien dat zeer bewerkelijk is.
• SVP niet per e-mail en ook niet via clouddiensten als Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive omdat met die diensten de privacy onvoldoende gewaarborgd is.

Verder graag ook aandacht voor het volgende:

• Let op de kwaliteit van de scans/copieën – graag scherpe afdrukken. Documenten die niet scherp zijn, kunnen op zich wel leesbaar zijn, maar worden wel vermoeiend als een heel dossier doorgewerkt moet worden. Stuur dus ook geen foto’s van dossierstukken
• SVP geen losse bestanden met niet-relevante documenten zoals aanbiedingsbrieven, uitnodigingen voor een gehoor of voor bespreking etc. Soms bestaat 70% van de ingestuurde bestanden uit dit soort documenten en dat levert weer veel extra werk op om alles op relevantie te screenen.
• Controleert u nog even of de bestanden compleet zijn?
  We krijgen met name wel eens bestanden waarin de even pagina’s ontbreken. Blijkbaar zijn de originelen dan dubbelzijdig gedrukt en enkelzijdig gescand of gekopieerd. Ook komt het voor dat pagina’s niet in goede volgorde gescand zijn. Zulke bestanden kunnen we niet in behandeling nemen.
• De asielzoeker kan ook wat doen
  Scannen of kopiëren van dossierstukken kan best tijdrovend zijn. Vaak heeft de asielzoeker zelf wel tijd. Vraag hem of haar dus gerust om zelf zijn dossierstukken te scannen of kopiëren. Het is uiteindelijk ook zijn of haar eigen belang en het is altijd goed als hij of zij zelf zoveel mogelijk eigen inzet toont.